Tietosuojaseloste

1. Yleistä

Tämä tietosuojaselosteen (jäljempänä ”Tietosuojaseloste”) tarkoituksena on kertoa, miten Oulu Innovation Oy kerää ja käsittelee henkilötietoja. Oulu Innovation Oy on sitoutunut suojaamaan henkilöiden yksityisyyttä ja noudattamaan toiminnassaan tietosuoja- ja muita lakeja sekä hyviä tietosuoja- ja tietoturvakäytäntöjä.

2. Rekisterinpitäjä

Tietosuojalainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä toimii Oulu Innovation Oy.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

Oulu Innovation Oy

Y-tunnus: 1936661-9

Osoite: PL 287, 90101 Oulu

Puhelin: +358 400 340 028

Yhteyshenkilö:

Nimi: Olli Löytynoja

Puhelin: +358 400 340 028

Sähköposti: olli.loytynoja@businessoulu.com

3. Rekisterin nimi

Oulu Innovation Oy:n yritysasiakas- ja yhteistyökumppanirekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:

  • Rahoituspalveluiden tarjoaminen ja kehittäminen
  • Yritysasiakkaiden- ja yhteistyökumppaneiden suhteiden hoitaminen ja kehittäminen
  • Kirjanpito sekä maksujen valvonta ja perintä
  • Lakiin perustuvien ja viranomaismääräysten ja -ohjeiden mukaisten velvoitteiden hoitaminen

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on käsittelyn tarkoituksesta ja/tai henkilötiedosta riippuen:

  • Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen sopimussuhde
  • Rekisteröidyn suostumus
  • Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

Rekisterinpitäjän oikeutettuja etuja ovat muun muassa liiketoimintaan liittyvä viestintä, väärinkäytösten ja ongelmatilanteiden ehkäisy ja selvittäminen sekä tilastointi.

5. Henkilötiedot ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisterinpitäjä voi kerätä seuraavia rekisteröityjen ryhmiä koskevia henkilötietoja:

  • Yritysasiakkaiden yhteyshenkilöt
  • Yhteistyökumppanien yhteyshenkilöt

Rekisterinpitäjä voi käsitellä seuraavia henkilötietoja:

  • Yhteystiedot kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero
  • Työnantajayritykseen liittyvät tiedot kuten tehtävä, vastuualue
  • Yrityksen yhteys- ja laskutustiedot

6. Rekisterin tietolähteet

Henkilötietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä:

  • Rekisteröidyltä itseltään
  • Sopimuksen tekemisen yhteydessä saadut tiedot
  • Yritysten julkisilta verkkosivuilta, verkon yhteisöpalveluista tai muista vastaavista rekistereistä saadut yritysten yhteyshenkilöiden tiedot

7. Henkilötietojen luovutus

Rekisterinpitäjä voi käyttää alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä esimerkiksi kirjanpitoon liittyvissä tehtävissä. Kaikkien alihankkijoiden kanssa on sopimuksissa huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön asettamat vaatimukset.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla viranomaisille tai muille tahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös mahdollisen yrityskaupan, fuusion, ulkoistuksen tai liiketoimintakaupan yhteydessä sekä konsernisuhteeseen tai muuhun taloudelliseen yhteenliittymään liittyen näiden osapuolille.

8. Henkilötietojen siirto EU:n ETA:n ulkopuolelle

Rekisterinpitäjä ei luovuta tai siirrä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilyttäminen

Rekisterinpitäjä säilyttää vain rekisterinpitäjän toiminnan ja henkilötietojen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja, joiden käsittelylle on lailliset edellytykset.

Henkilötietojen säilytysaika määräytyy henkilötiedon käsittelyn tarkoituksen ja/tai henkilötiedon perusteella. Henkilötietojen säilytysaikaan vaikuttaa myös lainsäädännössä asetetut velvoitteet henkilötietojen säilyttämiseen sekä muut säilytysaikaa määrittävät määräajat (esim. kirjanpitolaki, kanneaika tai syyteoikeuden vanhentumisaika) erilaisten toimenpiteiden toteuttamiselle.

Rekisteröity voi pyytää poistamaan itseään koskevia henkilötietoja. Ennen pyynnön toteuttamista rekisterinpitäjä arvioi tietojen tarpeellisuutta huomioiden muun muassa sen, tuleeko tiedot säilyttää lakisääteisen velvollisuuden täyttämiseksi tai rekisterinpitäjän oikeusturvan varmistamiseksi.

Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot, joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, arkistoidaan tai tuhotaan.

10. Automaattinen päätöksenteko

Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröidyille.

11. Evästeet

Verkkosivuilla ei käytetä evästeitä tai muita vastaavia seurantatekniikoita.

12. Rekisterin suojaus

Sähköisesti tallennetut tiedot säilytetään sähköisissä järjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla asianmukaisilla teknisillä ratkaisuilla suojattuja. Rekisterin käyttöoikeus on vain rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja määritellyillä alihankkijoiden henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja on saatavilla ainoastaan tietoon oikeutetuille henkilöille.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuojalainsäädännön mukaan rekisteröidyllä on oikeus:

  • saada avointa ja läpinäkyvää tietoa henkilötietojensa käsittelystä
  • saada tieto siitä, käsitteleekö rekisterinpitäjä hänen henkilötietojaan vai ei. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa tai jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista
  • pyytää itseään koskevan virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamista sekä tarpeettoman tai vanhentuneen tiedon poistoa
  • saada rekisterinpitäjälle toimittamansa henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen ja on automaattista. Rekisterinpitäjä voi periä pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä suorittamista pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton
  • peruuttaa antamansa suostumus siltä osin kuin rekisteröidyn henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen
  • pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.

Rekisteröity voi pyytää jäljennöksen itseään koskevista henkilötiedoista joko kirjallisesti tai sähköisesti. Jos rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, tiedot toimitetaan sähköisessä muodossa, ellei rekisteröity toisin pyydä.

Rekisteröity voi tehdä oikeuksiensa käyttämistä koskevan pyynnön ottamalla yhteyttä tietosuojaselosteen kohdassa 2 ilmoitettuun yhteyshenkilöön. Pyynnön tulee olla riittävällä tavalla yksilöity, jotta pyynnön esittäjän henkilöllisyys voidaan todentaa. Mikäli pyyntöä ei voida joiltain osin toteuttaa kuten poistamaan kaikkia tietoja, joiden säilyttämiseen rekisterinpitäjällä on lakisääteinen velvollisuus (esimerkiksi kirjanpito- tai muu vastaava lainsäädäntö), siitä ilmoitetaan erikseen rekisteröidylle.

Mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan lainsäädäntöä, rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu.

14. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Tämä Tietosuojaseloste on laadittu 8.10.2018.

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden muuttaa tätä Tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan Tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.